Dubbel bokföring ansågs förr vara en konst. Ofta åberopas därvid Goethe, som tillskrivs ha hyst denna åsikt. Den intresserade kan läsa om Johann Wolfgang von Goethe nedan. Jag betraktar dubbel bokföring som ett system, uppfunnet för länge sedan med principer som beprövats under flera hundra år. Systemet med konton, varav två skall användas vid varje bokförd transaktion - därav namnet dubbel bokföring, visade sig överlägset den enkla bokföringen. Systemet står sig än i dag och logiken är sådan att den lämpar sig särskilt väl för datorisering.
Parentetiskt är att tillägga att man på 1500-talet ansåg dubbel bokföring betyda att man bokförde dels i en Grundbok (kronologiska ordningen) dels i en Huvudbok (systematiska ordningen). Två titlar nämnas, dels "Buchhalten durch zwei Bücher nach italienischer Art" av Grammenfelder, Danzig 1570 jämte Sartorius: "Buchhalten mit zwey Büchern".
Dubbel bokföring kan även antyda ett något tveksamt förfarande för att dölja oegentligheter: en bok för fiscus, en annan - den riktigaste, för högst privat bruk.
Debet är vänstersidan av ett konto.
Kredit är alltså högersidan av ett konto eller den högra kol. av två kolumner; kännetecknande för kreditbelopp är annars att dessa ofta numera skrivs med minustecken före. Tecknet (-) betyder dock inte minus.
Exempelvis betyder -3.500 kr på Eget Kapitals konto att kontot krediterats med 3.500 kr. Detta innebär i sin tur att kontot ökat med 3.500 kr.
Det får inte heller glömmas bort att en affärshändelse inträffat som gett anledning att bokföra. Det finns en handling också som kallas verifikat eller verifikation. Utan ett verifikat får man inte bokföra något. Frågan är vilken affärshändelse som kunnat utlösa det här triviala bokföringsexemplet och en ytterligare fråga är om det kunde bokförts annorlunda (bättre) i något avseende. Hur ser verifikatet ut?
Exemplet visar att det inte är helt lätt i början. Det är därför vi har kurser och det är väl därför som dessa är så populära...
Bokföring är en teknik - och en konst. I kurserna lärs ut hur bokföring ska praktiseras. Den som söker mer den teoretiska grunden till principerna rekommenderas att läsa den litteratur som används på våra handelshögskolor.
Först några ord om några mer elementära begrepp i bokföringen.
De begrepp som man internt använder i ett visst företag måste en utifrån kommande betraktare ta och acceptera som de är.
Man måste förstå att dessa begrepps betydelse inte kan ändras varje gång man upptäcker att ord och innehåll inte fullt täcker varandra.
I skolan måste man av pedagogiska skäl ofta kraftigt förenkla. Läraren ger t.ex. sin definition av ett ord stipulativt: "med affärshändelse menar jag en händelse som ska ( = måste) bokföras".
Utgör en verifikation ett bevis?
Vad som mest påverkat hur bokföring praktiseras i vårt land är nog den lagstiftning som finns. Bland lagar som bokhållaren bör känna till finns den nya Bokföringslagen, Årsredovisningslagen, Den nya inkomstskattelagen, Mervärdesskattelagen och kanske Aktiebolagslagen och/eller Föreningslagen. Lagarna finns numera oftast tillgängliga på Internet. T.ex. finns bokföringslagen på Bokföringsnämndens hemsida.
Det finns affärshändelser som alla kan tycka är av blygsam betydelse, men som måste bokföras enligt alla existerande regler och som alltid kommer att bli bokförda genast, utan dröjsmål. Å andra sidan inträffar i ett företag händelser som är utomordentligt viktiga, men som inte bokförs alls, eller inte förrän ytterligare händelser passerat, som bekräftar vad som skett. Detta förhållande belyses med några exempel.
Till att börja med kan själva ordet affärshändelse ge intryck av att alla för verksamheten viktiga händelser ska bokföras och blir bokförda.
I verkligheten är det icke händelsens viktighet som avgör. När t.ex. städerskan köpt dammtrasor för 17,50 på Åhlens är detta en händelse som genast på ett eller annat sätt bokförs.
När en del av en fabrik brinner ner bokförs detta inte någonstans. Först när Försäkringsbolaget betalar, eller Byggmästaren får ett förskott för återuppbyggnad eller när en extraavskrivning görs vid årets slut, träder bokhållaren i verksamhet.
Härav lär man att begreppet affärshändelse härleds från bokföringsbehovet. Eller annorlunda uttryckt är det inte själva händelsen utan, om den skall/måste bokföras, som är det primära.
Inte heller här stämmer begreppet, som det används i bokföringen, med ordets egentliga betydelse. Att verifiera är att bevisa någonting.
Vi ska strax se att trots verifikationers existens är det inte tillräckligt bevis för att kassan stämmer. Efter vedertaget språkbruk skulle en verifikation vara ett skriftligt bevis som stöder en bokföringsnotering, som utgör berättigande för bokföringsåtgärden.
Detta är faktiskt ofta fallet, t.ex. vid uttag ur kassan. Kvittot på 17,50 från Åhlens bevisar att kassan legalt minskat med 17,50. Annorlunda förhåller det sig med kassaökningar. Några enskilda bokningar i kassa debet har skett efter skriftliga handlingar. De senare är till sin natur inte bevis dvs inte sådana som helt verifierar sanningen. Att en kassör bokför något in till kassan (kassa debet) som inte är inlagt i kassan eller som kassören tänker ta från sin egen plånbok senare torde vara ytterst sällsynt. Möjligen måste reservation här göras för välgörenhetsorganisationer.
När man vid kassarevision kontrollerar debetsidan av kassakontot, så är det inte, om alla noteringar även faktiskt motsvaras av verifikat, utan i stället en koll om allt som klirrat in i kassan också blivit bokfört. Genom att granska verifikationer genomförs ingen kontroll av detta förhållande. Därför borde inte de där papperen få betecknas för verifikat egentligen.
I bokföringssammanhang är den nomenklatur som förekommer att alla handlingar som föranlett bokföring kallas verifikat (verifikationer). Andra synonyma uttryck finns t.ex. allegat. Beteckningen verifikation får handlingarna oavsett att verifieringsvärdet kan ligga nära noll. Man säger, att den handling, som i exemplet ovan är verifikation, förklarar varför bokföring skett. Den utgör däremot inget bevis på att kassan är korrekt bokförd.
Avslutningsvis, så är det vanligt när förskingring upptäcks, att man då inser hur svårt det är att se om kontanta inbetalningar förblivit obokade.
Vanligtvis erhåller alla verifikationer verifikationsnummer vid registreringen, vid datorbokföring automatiskt. Bäst är om verifikationerna sitter samlade i exakt samma ordning som de registrerats i grundboken. Verifikationsnummerordning är i allmänhet att föredra framför datumordning. Detta gäller givetvis speciellt när många affärshändelser har samma datum.
Hur man i bokföringslagen ser på detta, hade tidigare återgetts ovan. Den nya lagen kan på ett revolutionerande sätt ändra det hittillsvarande kravet på skriftliga bevis, verifikationer. Genom tekniken med s.k. elektroniska sigill skulle bokföring utan verifikat godtas. Själv godtog jag i går (1999-08-09) ett inköp utan kvitto (600 kr för en hopper) i Sollentuna. Är detta ett utbrett beteende?En som tillskrivs vissa uttalanden om dubbel bokföring är den tyske diktaren Johann Wolfgang von Goethe, f.ö. jämnårig med Goya.
Här vill jag, fullödigare än vanligt är i sammanhanget, reda ut hur det nu förhöll sig. Till hjälp tar jag Eugen Schmalenbach. Denne skrev
In der Buchhaltungsliteratur pflegt man eine Äusserung von Goethe zu erwähnen, in der von der doppelten Buchhaltung als von einer der schönsten Erfindungen des menschlichen Geistes die Rede ist. Ich glaube, dass man diese Äusserung Goethes nicht richtig einschätzt. Zunächst würde man Goethe widersprechen müssen, wenn er wirklich seine eigene Meinung hätte kundtun wollen, denn man kann das Entstehen der doppelten Buchhaltung kaum als eine Erfindung bezeichnen; äussere Umstände haben die doppelte Buchhaltung beinahe automatisch entstehen lassen. Wichtiger ist aber, dass Goethe die erwähnte Äusserung nicht als eigene, sondern als eine solche seiner Figuren getan hat. Die oft zitierten Sätze finden sich in `Wilhelm Meisters Lehrjahre` 1. Buch, 10. Kapitel. Der junge Wilhelm Meister unterhält sich mit dem jungen Werner, dem Sohne des Kompagnons von Wilhelm Meisters Vater. Dabei ergibt sich, dass der junge Werner schon als Knabe nutzbringende Handelsgeschäfte getrieben hat, indem er seinem Spielgenossen Requisiten für das Puppentheater für Geld lieferte. In der Unterhaltung erinnert er sich mit Freude dieser von ihm erzielten Vorteile und vergleicht sich mit einem Kriegslieferanten. `Ich finde`, so sagt er, `nichts vernünftiger in der Welt als von den Torheiten anderer Vorteile zu erzielen`. Und dann führt dieser keineswegs königliche Kaufmann aus: `Ich wüsste nicht, wessen Geist ausgebreiteter wäre, ausgebreiteter sein müsste, als der Geist eines echten Handelsmannes. Welchen Überblick verschafft uns nicht die Ordnung, in der wir unsere Geschäfte führen. Sie lässt uns jederzeit das Ganze überschauen, ohne dass wir nötig hätten, uns durch das Einzelne verwirren zu lassen. Welche Vorteile gewährt die doppelte Buchhaltung dem Kaufmanne! Es ist eine der schönsten Erfindungen des menschlichen Geistes, und ein jeder gute Haushalter sollte sie in seiner Wirtschaft einführen`.
Da Goethe den `Wilhelm Meister`erst in späteren Lebensjahren geschrieben hat, als ihm seine ministerielle Tätigkeit in Weimar, namentlich bei der Kontrolle der Bergwerke, allerlei Erfahrungen eingebracht hatte, ist es wohl möglich, dass die Worte, die er dem jungen Werner in den Mund legt, das eigene Urteil über die doppelte Buchhaltung darstellen. Aber gewiss ist es nicht, und die Berufung auf Goethe muss daher mit einiger Zurückhaltung erfolgen.
Källa: Handelshögskolans bibliotek; Eugén Schmalenbach [ ... ]
Kredit, vad är det?
Efter maximen "Varje lärare en svensklärare" följer nu litet bidrag om hur ord används och uttalas. Det viktiga ordet "kredit" exempelvis: